Los controles en las organizaciones
En todo proceso administrativo el control es una etapa necesaria de cumplimiento para tener información precisa de qué sucede en una organización, comprobar cómo están funcionando las etapas de planificación y ejecución para accionar. Entre ellos distinguimos los controles preventivos, para el lanzamiento de la producción, por ejemplo, los concurrentes y de retroalimentación.
La auditoría interna de seguimiento, llamada también control de retroalimentación, tiene como objetivo valerse de evidencias con el propósito de corregir desvíos, detectar oportunidades de mejora, fortalezas, luego de implementar o estar en proceso de implementación de un sistema de gestión de la calidad. Estas pueden ser realizadas por la dirección, personal de la empresa de áreas, sectores distintos a los auditados (auditorías cruzadas) o personas externas a la organización(tercerizados).
Quien o quienes son auditados no deben pensar en una persecución en particular, sólo, se debe considerar a los resultados como elementos de entrada para implementar correcciones, nuevos procesos, corregir comportamientos, conductas, hábitos indeseados, en un proceso de mejora continua.
Es un trabajo en equipo, amigable y de aprendizaje mutuo desde los aportes que cada uno puede brindar de acuerdo a la experiencia.
Las verificaciones de las actividades diarias, llamadas también controles concurrentes deben ser simultáneas a las tareas realizadas, la clave está en detectar situaciones deseables o no y en este último caso, corregir apenas se evidencien, ese es el momento justo. Los controles pueden ser realizados por el jefe inmediato, un compañero, personal externo, por la dirección y no debe generar malestar ni enojos, es una tarea más de las diarias.
Los registros de las actividades que se realizan en la organización son también auditados y al momento del control, “lo que no se registró se considera como no hecho, aun cuando resulte injusto porque puede se hayan concretado las tareas”, en la instancia que se realiza el seguimiento es de retroalimentación.
La premisa…. Nadie puede auditarse a sí mismo
Nota realizada por Fabiana Paola Argañaráz, especialista en RRHH, responsable de las áreas de RRHH y Certificaciones de Normas de Alimentos, en Círculo de Consultores Asociados.