La eficiencia en la asignación de recursos se define como una medida teórica del aumento de bienestar y de productividad de las organizaciones al reasignar recursos de la empresa hacia las mejores opciones según sus diferentes capacidades.
Por otro lado la “eficiencia X” se trata de una forma de eficiencia indefinida que incluye como principal elemento a la motivación.
A nivel macroeconómico, numerosos estudios estimaron que la ineficiencia asignativa en la asignación de recursos en la economía es de una magnitud insignificante, (alrededor del 1%). Detrás de estos cálculos ínfimos de pérdidas de bienestar se encuentra que las empresas compran y utilizan sus recursos de manera eficiente, en términos generales. Por lo que las ganancias en bienestar que pueden alcanzarse mejorando la eficiencia asignativa son habitualmente muy pequeñas, por lo menos en economías capitalistas. Es decir, hay poco que modificar en términos de organigramas.
Esto da a pensar que para aumentar la productividad de las organizaciones, no hay que basarse en una estrategia de reasignación de factores entre los distintos sectores de la empresa, sino ir más allá.
Es posible que la ineficiencia X sea mayor que la ineficiencia asignativa. Siendo que las fuentes de ineficiencia X son:
1. Asignación de los niveles gerenciales: Gerentes que ocupan puestos son menos eficientes que otros que no los ocupan. Por lo que los gerentes determinan no solo su propia productividad, sino la de todas las unidades de la empresa. Es necesaria la capacitación constante de estos para así hacer más productivo al grupo.
2. Métodos de Reducción de Costos: simples reorganizaciones de los procesos de producción, a saber: Layout (reorganización de la planta), movimiento de materiales, control de desperdicios, métodos de trabajo y esquemas de incentivo de pagos según resultados.
3. Mayor interés de la Dirección en el grupo: según diversos experimentos, cuando las condiciones de trabajo mejoraron, se creó un efecto de motivación positiva en los trabajadores aumentando de un 13% hasta un 30% la productividad.
4. Mejoras en la selección del personal: esto también puede aumentar la productividad en las plantas, siendo que en el caso en que las personas no estén trabajando en los puestos para los cuáles son más eficientes o competentes, la productividad laboral debería aumentar como consecuencia del uso de mejores métodos de selección.
5. Factores psicológicos: grupos de trabajo pequeños son más productivos que grupos grandes. Unidades de trabajo compuestas por amigos son más productivas que aquellas compuestas por personas que no son amigas. Unidades de trabajo supervisadas de manera general son más eficientes que aquellas que son supervisadas estrictamente. Unidades de trabajo a las que se les da más información sobre la importancia de su trabajo, (objetivos a cumplir) son más competentes que aquellas a las que se les da menos información.
6. Contar con consultoría y asesoramiento: obtención de mejoras en la administración general, organización interna de planta (layout), procesos productivos, administración y presupuestos, y sistemas contables. Los aumentos en la productividad estimados ascendieron a un 53%.
En definitiva, la ineficiencia X existe y además, pueden lograrse mejoras en la eficiencia X para aumentar la producción.
El hecho más sencillo que apoya a la existencia de dicha ineficiencia, es que ni los individuos ni las empresas trabajan tan duro como podrían. La importancia de la motivación y su asociación con el grado de esfuerzo y búsqueda surge debido a que la relación existente entre los insumos y el producto no es exacta. Existen 4 razones por las cuáles determinados insumos no pueden transformarse en predeterminados productos:
1. Los contratos de trabajo son incompletos. Es necesario especificar detalladamente las descripciones de puestos y objetivos que se esperan de los trabajadores. El individuo debe conocer su importancia para la organización y tener bien definido su lugar en el organigrama, para saber a quién responde y quienes responden a él.
2. No todos los factores de la producción poseen un precio de mercado o en el caso de ser comercializados, no existe igual acceso a ellos por partes de potenciales compradores. Por lo que es necesario cuidar a aquellos recursos humanos que ocupan puestos estratégicos y que forman parte de la organización desde hace un tiempo, que conocen los procesos y trabajan eficientemente, ya que los costos de capacitar a nuevo personal son muy altos en términos de tiempo, además que al dejar ir a una persona con conocimientos específicos se está haciendo una transferencia directa de conocimientos y capacidades propios de la organización hacia otras empresas.
3. La función de producción no está completamente especificada o conocida. Es necesario tener bien definidos los procesos, y saber con cuantos recursos se debe contar para obtener un cierto nivel de producto.
4. La incertidumbre y la interdependencia entre las firmas competidoras las llevan a cooperar tácitamente entre ellas en algunos aspectos y a imitarse mutuamente en relación a la técnica.
Por otro lado, el crecimiento de las empresas se manifiesta a través de la reducción de costos de la producción y por la introducción de innovaciones en los procesos productivos.